Como aplicar a LGPD em condomínios de forma simples

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, mais conhecida como LGPD, foi aprovada em 2018 e passou a vigorar em agosto do ano passado.

Essa alteração no Marco Civil da internet muda a forma com que empresas lidam com os dados que coletam de pessoas físicas, protegendo a população de uma série de usos indevidos.

Sendo assim, qualquer pessoa jurídica precisa estar atenta às regulamentações da LGPD, e isso inclui os condomínios residenciais e comerciais. Se você é administrador de um edifício ou de um conjunto de prédios que realiza qualquer tipo de coleta de dados de moradores, visitantes e funcionários, é preciso ficar atento!

Se você ainda não sabe como aplicar a LGPD em condomínios de forma simples, este artigo foi escrito para você! No decorrer deste texto, vamos explicar resumidamente como funciona a Lei de Proteção de Dados, que implicações ela tem sobre a maneira que empresas precisam lidar com informações pessoais, e como ela deve ser executada em condomínios.

Então leia até o final para aprender mais sobre a LGPD e como colocá-la em prática no condomínio que você gerencia! Tenha uma boa leitura!

O que é a LGPD?

A LGPD foi um projeto de lei criado com objetivo de atualizar as diretrizes do Marco Civil da internet, mais diretamente focado nas informações pessoais que circulam nas redes.

O objetivo dela é controlar a coleta, armazenamento e compartilhamento desses dados por parte de empresas e pessoas físicas. O código da lei pode ser encontrado no texto da LEI Nº 13.709.

Em tempos de vazamentos de dados, multinacionais comprando informações de consumidores como forma de definir com mais clareza seu público-alvo, a LGPD é apenas uma de diversas medidas governamentais de todo o mundo na luta pela privacidade dos internautas. Essa legislação vale para empresas de diversos tipos, já que a coleta de dados pode ser feita de qualquer forma, seja analógica ou digital.

A Lei de Proteção de Dados preza pela transparência: ela não pretende impedir que empresas coletem dados das pessoas, já que isso é parte de uma troca em grande parte das interações.

O que a LGPD visa, porém, é obrigar organizações a informar ao usuário quais dados estão sendo apurados, além de prevenir qualquer tipo de vazamento dessas informações.

LGPD em condomínios: o que muda?

Essencialmente, condomínios e associações de moradores, por serem formalizados com CNPJ, estão sujeitos à LGPD como qualquer outra empresa. A nova legislação visa proteger dados de pessoas que são coletados por qualquer pessoa jurídica e, portanto, os condomínios se enquadram.

Por definição, se uma copropriedade não recolhe nenhuma informação de visitantes ou moradores, não há com o que se preocupar, mas é importante ficar atento e investigar se existe algum tipo de apuração de dados de que você não tenha notícia. Muitos edifícios, especialmente comerciais, coletam dados pessoais para autorizar a entrada de visitantes, por exemplo.

De toda forma, os condomínios que fazem levantamento de informações, desde o RG à biometria, precisam rever seus processos internos e reavaliar a necessidade da coleta de cada um desses dados.

Além disso, é crucial restringir o acesso a essas informações ao menor número possível de pessoas, dentre os funcionários do seu prédio e buscar mecanismos que garantam a segurança de toda essa base.

Basicamente, o que muda para condomínios desde que a LGPD entrou em vigor é que essas pessoas jurídicas têm responsabilidade sobre os dados de moradores, funcionários e visitantes. Sendo assim, os condomínios precisam ser transparentes em relação a tudo que coletam, a como protegem e por quanto tempo armazenam esses dados.

Essencialmente, as copropriedades passam a ter que decidir entre reduzir as informações que recolhem ou investir em métodos para garantir a proteção desses dados pessoais.

Saiba mais: LGPD em condomínios – tudo que você precisa saber.

Como aplicar a LGPD no meu condomínio?

Primeiramente, é preciso avaliar que tipo de coleta de dados o seu condomínio realiza. Ela pode ser realizada de forma manual, como vemos porteiros fazendo em prédios comerciais, anotando nome completo, RG ou CPF de visitantes. Ela também pode ser feita digitalmente, por meio de sistemas de reconhecimento facial ou biometria, por exemplo.

No geral, a preocupação que administradores de condomínios com a LGPD deve ter está centrada nas portarias, mas também é preciso estar atento a questões de segurança e sigilo.

Sendo assim, veja algumas medidas que devem ser tomadas quanto à Lei de Proteção de Dados no seu condomínio:

Reformule os documentos internos do seu edifício de forma que eles se adequem à LGPD;
Elimine a coleta desnecessária de dados e crie uma periodicidade que garanta, de tempos em tempos, o apagamento de tudo que for coletado;
Invista na segurança do armazenamento. Em situações de vazamento de dados, o seu condomínio pode ser responsabilizado por estar em posse dos dados em primeiro lugar;
“Investir na segurança” pode significar qualquer coisa, desde guardar o livro de registro de visitantes em uma sala trancada a contratar um software de segurança digital para dados biométricos e vídeos de câmeras de segurança;
Imprima avisos e coloque-os em lugares visíveis, que explicitem detalhadamente as informações que seu condomínio recolhe. Novamente: a LGPD é sobre transparência e proteção.

É importante ressaltar que a forma ideal de adequar qualquer estabelecimento às regulamentações da LGPD, no que diz respeito à segurança condominial, é trabalhar com empresas que tenham domínio amplo sobre essas mudanças.

Também é relevante que elas garantam, além da segurança dos moradores e funcionários, a proteção e o sigilo das informações que manejam.

LGPD e as mudanças jurídicas em condomínios

No âmbito da lei, é importante também garantir que seu condomínio, enquanto pessoa jurídica, também esteja protegido contra erros de funcionários ou ações mal intencionadas de outras partes.

Tendo isso em vista, veja mais algumas mudanças que devem ser implementadas para assegurar que sua administração não seja penalizada:

Assine novos contratos ou altere os contratos vigentes com todos os colaboradores, de forma que inclua cláusulas de sigilo e confidencialidade em relação aos dados pessoais de terceiros que eles manejarem;
Crie um manual sobre a coleta de informações que oriente moradores e funcionários acerca do tratamento de dados pessoais e as mudanças da LGPD;
Tenha uma cópia física das diretrizes externas de privacidade do seu condomínio e mantenha ela disponível para consulta de moradores e visitantes;
Exiba também o documento das políticas de privacidade interna do condomínio aos funcionários e, se necessário, tenha uma versão impressa desse código também.

O que acontece se eu não implementar mudanças relacionadas à LGPD no meu condomínio?

Novamente, considerando que condomínios e associações de moradores, quando formalizados, são pessoas jurídicas como qualquer empresa, elas estão sujeitas às penalidades aplicáveis sobre instituições que coloquem em risco as informações pessoais de terceiros, segundo a LGPD. Veja quais são:

Multa, partindo de 2% da receita bruta e crescendo em caso de reincidência ou de violações mais temerárias;
Eliminação de qualquer informação que tenha sido exposta na ação indevida por parte da empresa;
Suspensão do banco de dados com o qual a organização em questão trabalha.

Vale lembrar que, considerando que a gestão financeira de muitos condomínios é tratada de maneira cooperativa, os prejuízos podem acabar sendo divididos entre os moradores.

Os transtornos entre síndico e os demais habitantes da edificação não podem ser mensurados. Portanto, fique atento e não deixe de correr atrás da adequação das diretrizes do seu condomínio à Lei de Proteção de Dados.

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Sabendo da importância de manter seu condomínio dentro das novas regulamentações da LGPD, o jeito mais eficiente de assegurar essa regularidade, além de maximizar a segurança da sua moradia é contar com os serviços de proteção condominial da High Tech Solutions!

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